İngilizceyi ne kadar akıcı konuşursanız konuşun, İngilizce iş yazışmaları için kullanacağınız dilin akıcı ve net olması gerekir. Kelime seçimi, üslup, metin uzunluğu gibi konuların her biri karşı tarafta farklı etki bırakacaktır.
İş hayatında kullanılan İngilizce, gündelik İngilizceden birçok konuda farklılık gösterir.
- Dil daha resmi olmalı, argo ve gereksiz kısaltmalar kullanılmamalıdır.
- Eğer e-mail gönderiyorsanız daima riayet etmeniz gereken bir format olmalıdır. E-maillerininiz bu format uyarınca tutarlı olmasına özen göstermelisiniz.
- Düşünceleriniz ve dolayısıyla cümleleriniz belli bir mantıksal sırayı takip etmelidir. Dil bilgisi kurallarına uymalı, devrik cümleler kullanmamalısınız.
İngilizce ana diliniz olmasa bile iş yazışmalarında profesyonel seviyeye ulaşmanızı sağlayacak birçok uygulama, program ve çevrimiçi kurs da bulunmaktadır.
Kısaca İngilizce iş yazışmalarında dikkat etmeniz gereken pek çok konu bulunmaktadır. Biz de bu yazımızda İngilizce iş yazışmalarında daha verimli ve daha etkili olmanızı sağlayacak bazı temel ipuçları sunuyoruz sizlere…
Amacınızı Net Bir Şekilde Bilin
İş amaçlı bir e-mail yazarken amacınızı net bir şekilde biliyor olmanız, yazacağınız metnin yönünü ve tonunu tayin edecektir. Bu e-mail ile siz bir mesaj vermek, bir hedef gerçekleştirmek istersiniz. Eğer amacınız, karşı tarafı heyecanlandırmak ve söz gelimi şirket çalışanlarını yıl sonu şirket içi spor müsabakalarına davet etmek ise uzun, sıkıcı ve resmi bir e-mail atmamalısınız. Böyle bir durumda daha kısa cümleler ve daha eğlenceli bir üslup tercih etmelisiniz.
Bu noktada amacınızı tespit etmeniz büyük önem taşır.
- Bilgilendirmek
- İkna etmek
- Müzakere etmek
- Davet etmek
- Rica etmek
- İzin istemek
- Kabul etmek
- Reddetmek
- Bilgi istemek
Yukarıda saydığımız temel amaçlara uygun bir üslup kullanmanız daima daha doğru olacaktır.
Muhatabınızı Tanıyın
İş yazışmalarında daha doğru bir dil kullanmak için karşı tarafı, yani muhatabınızı da bilmeniz gerekir.
Örneğin çalıştığınız şirket adına başka bir şirkete e-mail atıyorsanız bu şirketin vizyonunu, misyonunu ve değerlerini bilmeli; bu değerlere uygun bir dil kullanmalısınız. Örneğin vegan yemek yapan bir restorandan “catering” hizmeti almak için bir e-mail atıyorsanız, “Kurban bayramınızı en içten dileklerimizle kutlarız.” dememelisiniz!
Yani e-mail atacağınız şirketin ya da kişinin tarzını, kişiliğini, önem verdiği değerleri önceden araştırmalı ve buna göre hareket etmelisiniz.
- Muhatabınızın değer verdiği şeyler neler?
- Bu kişi ya da şirket bu e-mailden ne anlamalı?
- Bu kişi ya da şirket bu e-maile nasıl bir reaksiyon göstermeli?
- Muhatabınız mesajınıza cevap vermezse ne olur?
- İki taraf da bu yazışmadan kazançlı çıkar mı?
İş yazışmalarında göndereceğiniz metnin karşı tarafta ne tür etkiler göstereceğine dair biraz düşünce yürütmek daima yararlı olacaktır.
Lafı Gereksiz Uzatmayın
Effective Business Communication adlı kitabın yazarı Ronnie Bouing, iş yazışmalarında uzun ve süslü cümlelerden kaçınmak gerektiğini belirtiyor. Eğer çok teknik bir meseleyi tartışılmıyorsa ağır jargon kullanımından kaçınmayı, bunun yerine spesifik ve net ifadeler kullanmayı tavsiye ediyor.
Örneğin;
as a result of yerine because
at the present time yerine now
wealthy business person yerine tycoon
utilize yerine use
We would like to make a recommendation that… yerine We recommend that… ifadelerini kullanmanız daha doğru olacaktır.
Bunlara ek olarak edilgen bir dil yerine etken bir dil kullanmanız daha doğru olur.
Yani;
“The report was submitted by the team lead to the CEO” ifadesindeki edilgenlik yerine
“The team lead submitted the reports to the CEO.” cümlesindeki gibi etken bir dil kullanmanız karşı tarafta daha güçlü bir imaja sahip olduğunuz hissini uyandıracaktır.
İLGİNİZİ ÇEKEBİLECEK BENZER YAZILARIMIZ
Çeviri Kalitesi İçin Temel Kriterler Nelerdir?
Hukuki Metin Çevirisi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler ?
This post is also available in: Türkçe